Sono stati differiti al 10 giugno 2021 i termini per portare a conservazione le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2019. La proroga, che era stata richiesta dai contribuenti e dagli addetti ai lavori, è inserita all’interno del Decreto Sostegni. Il Governo ha concesso ancora tre mesi, riconoscendo le difficoltà di coloro che si apprestano per la prima volta a portare a compimento un adempimento del tutto nuovo nello scenario tributario.
L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è infatti stato introdotto a partire dal 1° gennaio 2019. Si tratta quindi della prima volta che aziende e professionisti devono effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti digitali relativi a quel periodo d’imposta.
Ma qual è la procedura da seguire per non incorrere in sanzioni? Come spiegato in un articolo sulla conservazione fatture elettroniche scritto dagli esperti di Danea, le eFatture sono documenti con valore legale equivalente a quello che avevano le omologhe cartacee. Ai fini fiscali, devono essere portate a conservazione entro tre mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione dei redditi.
In pratica, se il termine ultimo per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi per il periodo d’imposta era il 10 dicembre 2020, il procedimento di conservazione dei documenti informatici – senza proroga – avrebbe dovuto concludersi entro il 10 marzo 2021.
Perché l’intero processo sia effettuato a norma di legge, i documenti fiscali digitali devono rispettare alcuni requisiti indispensabili. Primo fra tutti, la fattura elettronica può essere esclusivamente emessa in formato Xml. In secondo luogo, sul documento deve necessariamente essere apposta una firma digitale qualificata, che ne garantisce l’integrità e l’univocità.
L’indicizzazione è il terzo passaggio, fondamentale per facilitare la ricerca della fattura una volta archiviata: in poche parole, ogni file viene indicizzato in base ai dati che lo distinguono (numero di fattura, numero di partita IVA, nome del cliente, ecc.). Il documento viene quindi assegnato a un lotto di conservazione, in ordine rigorosamente cronologico (a partire dalla fattura 1 in poi, senza alcuna interruzione di continuità).
Per finire, un responsabile esterno dovrà marcare temporalmente e con firma digitale certificata ogni lotto di conservazione, garantendone l’inalterabilità. Portata a termine l’intera proceduta, i lotti dovranno quindi essere archiviati e conservati per almeno 10 anni.
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